วิธีปักหมุดแชทใน WhatsApp: ขั้นตอน ข้อดี และข้อจำกัด

“Pin Chat” คืออะไร?

การปักหมุดแชท หมายถึงการเลือกแชทใดแชทหนึ่งไว้ด้านบนสุดของรายการแชท ทำให้ค้นหาแชทนั้นได้ง่ายแม้จะมีข้อความใหม่จากผู้ติดต่ออื่นเข้ามา คุณสามารถปักหมุดแชทส่วนตัวหรือแชทกลุ่ม และลบออกได้เมื่อไม่สนใจอีกต่อไป

อย่าสับสนฟีเจอร์นี้กับการปักหมุดข้อความภายในบทสนทนา การปักหมุดแชทจะเปลี่ยนตำแหน่งของบทสนทนาทั้งหมด ในขณะที่การปักหมุดข้อความจะเน้นข้อความเฉพาะ เช่น ที่อยู่ ราคา หรือคำแนะนำ

นอกจากนี้ WhatsApp ยังมีเครื่องมือที่เกี่ยวข้องหลายอย่างสำหรับการจัดระเบียบกล่องข้อความขั้นพื้นฐานอีกด้วย

ข้อความที่ติดดาวบางครั้งเรียกว่า "แชทที่ติดดาว" แต่ WhatsApp จะติดดาวให้กับข้อความแต่ละข้อความ ไม่ใช่ทั้งบทสนทนา เครื่องมือเหล่านี้สามารถใช้งานร่วมกันได้

เจ้าของธุรกิจสามารถปักหมุดลูกค้าที่ใช้งานอยู่ ติดดาวราคาที่ตกลงกันไว้ เก็บถาวรการสนทนาหลังจากการสั่งซื้อเสร็จสมบูรณ์ และปิดเสียงกลุ่มที่ไม่ต้องการความสนใจในทันทีได้

เหตุใดการปักหมุดแชทจึงมีประโยชน์ต่อธุรกิจ?

ลูกค้ามักใช้ WhatsApp เพื่อสอบถามเกี่ยวกับสินค้า ราคา การจัดส่ง การนัดหมาย และบริการหลังการขาย เมื่อมีข้อความใหม่เข้ามาเรื่อยๆ การสนทนาที่สำคัญอาจถูกเลื่อนลำดับลงไปก่อนที่ทีมจะจัดการเสร็จ การปักหมุดแชทที่เลือกไว้จะสร้างพื้นที่จัดลำดับความสำคัญที่ง่าย โดยไม่ต้องใช้เครื่องมือเพิ่มเติม

วิธีการนี้ได้ผลดีที่สุดเมื่อมีคนเพียงคนเดียวหรือทีมขนาดเล็กมากจัดการบทสนทนาจำนวนจำกัด มันช่วยให้ทีมเห็นภาพรวมและเตือนความจำได้อย่างรวดเร็ว แต่ทีมยังคงต้องตกลงกันว่าทำไมต้องปักหมุดแชท และเมื่อใดควรยกเลิกการปักหมุด

ติดป้ายลูกค้าสำคัญ

การปักหมุดช่วยให้มองเห็นบทสนทนากับลูกค้าที่มีมูลค่าสูงหรือเร่งด่วนได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น ทีมอาจปักหมุดลูกค้าที่พร้อมสั่งซื้อ กำลังรอใบเสนอราคา หรือรายงานปัญหาการจัดส่งเร่งด่วน พนักงานไม่จำเป็นต้องค้นหาผ่านรายการแชททั้งหมดทุกครั้ง

อย่างไรก็ตาม การปักหมุดแสดงให้เห็นเพียงว่ามีคนให้ความสำคัญกับการสนทนานั้นเท่านั้น ไม่ได้อธิบายว่าลูกค้ารายนั้นเป็นลูกค้าใหม่ ลูกค้าที่กลับมาซื้อซ้ำ หรือเป็นกรณีที่ยังแก้ไขไม่เสร็จ

ทำให้การทำงานเป็นทีมสะดวกยิ่งขึ้น

การปักหมุดบทสนทนาสามารถใช้เป็นสัญญาณส่งต่ออย่างง่ายได้ หากพนักงานคนหนึ่งไม่สามารถดำเนินการตามคำขอให้เสร็จสิ้น การคงบทสนทนานั้นไว้ด้านบนสุดอาจช่วยให้พนักงานคนต่อไปสังเกตเห็นว่ายังคงต้องการความสนใจอยู่ ซึ่งอาจมีประโยชน์ในช่วงเปลี่ยนกะหรือเมื่อเพื่อนร่วมงานฝ่ายขายต้องการเจรจาต่อรองต่อ

ข้อจำกัดคือ พนักงานคนต่อไปอาจยังคงต้องอ่านบทสนทนาที่ยาวเหยียดเพื่อทำความเข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้น มีการสัญญาอะไรไว้ และลูกค้าคาดหวังอะไรต่อไป รายละเอียดสำคัญอาจยังคงอยู่ในบันทึกส่วนตัวหรือสเปรดชีตแยกต่างหาก

จัดการบทสนทนากับลูกค้า

การปักหมุดแชทช่วยให้บัญชี WhatsApp ที่มีข้อความจำนวนมากดูเป็นระเบียบมากขึ้น แชทที่มีความสำคัญจะอยู่ด้านบนสุด แชทที่ใช้งานอยู่แต่มีความเร่งด่วนน้อยกว่าจะอยู่ด้านล่าง และแชทที่เสร็จสมบูรณ์หรือไม่ได้ใช้งานแล้วสามารถเก็บถาวรได้ สิ่งนี้สร้างระบบที่ใช้งานง่ายสำหรับธุรกิจที่มีปริมาณข้อความที่คาดการณ์ได้

กิจวัตรประจำวันอย่างง่ายอาจประกอบด้วย:

• ปักหมุดลูกค้าที่ต้องการคำตอบหรือการติดตามผล
• แสดงข้อความที่มีรายละเอียดสำคัญเกี่ยวกับการสั่งซื้อด้วยเครื่องหมายดอกจัน
• จัดเก็บการสนทนาหลังจากดำเนินการตามคำขอเสร็จสิ้นแล้ว
• ปิดเสียงกลุ่มสนทนาที่มีประโยชน์แต่ไม่เร่งด่วน

วิธีการนี้ยังคงต้องพึ่งพาพนักงานในการอัปเดตแชททุกรายการด้วยตนเอง เมื่อจำนวนลูกค้าเพิ่มขึ้น การตรวจสอบกล่องข้อความอย่างสม่ำเสมออาจทำได้ยากขึ้น

วิธีปักหมุดแชท

ขั้นตอนจะแตกต่างกันเล็กน้อยในระบบ Android, iOS, WhatsApp Web และแอปพลิเคชันบนเดสก์ท็อป โปรดทำตามคำแนะนำสำหรับอุปกรณ์ของคุณ

บนแอนดรอยด์

1. เปิดแอป WhatsApp แล้วไปที่ หน้าจอ แชท
2. กดค้างที่ บทสนทนาที่คุณต้องการปักหมุด
3. แตะ ไอคอนหมุด ในแถบเครื่องมือด้านบน แชทจะเลื่อนไปอยู่ด้านบนสุดของรายการของคุณ

หากต้องการลบออก ให้กดค้างที่แชทที่ปักหมุดไว้ จากนั้นแตะ ไอคอนยกเลิกการปัก หมุด

บน iOS

1. เปิดแอป WhatsApp แล้วไปที่ รายการ แชท
2. ปัดไปทางขวา บนบทสนทนาที่คุณต้องการปักหมุด
3. แตะ "ปักหมุด" บทสนทนาจะเลื่อนไปอยู่ด้านบนสุดของรายการแชทของคุณ

หากต้องการลบออก ให้ปัดไปทางขวาบนแชทที่ปักหมุดไว้ จากนั้นแตะ ยกเลิก การ ปัก หมุด

บน WhatsApp เวอร์ชันเว็บและเดสก์ท็อป

1. เปิด WhatsApp Web หรือเปิด แอปพลิเคชัน บนเดสก์ท็ อป
2. ค้นหาบทสนทนาในรายการแชททางด้านซ้ายมือ
3. คลิกขวาที่แชท หรือเปิดเมนูสนทนา
4. เลือก "ตรึงแชท" แชทนั้นจะปรากฏอยู่ด้านบนสุดของรายการเสมอ

หากต้องการลบออก ให้เปิดเมนูเดิมแล้วเลือก " ยกเลิกการตรึงแชท "

ข้อจำกัดของแชทปักหมุดสำหรับทีมที่กำลังเติบโต

การปักหมุดถูกออกแบบมาเพื่อเพิ่มความชัดเจน ไม่ใช่เพื่อจัดการกระบวนการทำงานด้านบริการลูกค้าหรือการขายทั้งหมด มันสามารถแสดงให้เห็นว่าบทสนทนาใดมีความสำคัญ แต่ไม่สามารถแสดงได้ว่าทำไมจึงมีความสำคัญ ใครเป็นผู้รับผิดชอบ หรือควรดำเนินการอย่างไรต่อไป

ช่องโหว่เหล่านี้จะยิ่งร้ายแรงขึ้นเมื่อพนักงานหลายคนใช้บัญชีร่วมกัน หรือเมื่อปริมาณข้อความเพิ่มขึ้น

การตอบกลับซ้ำหรือการตอบกลับที่พลาดไป

เมื่อพนักงานหลายคนใช้บัญชี WhatsApp เดียวกัน สองคนอาจเปิดและตอบข้อความเดียวกันโดยไม่รู้ว่าอีกคนกำลังจัดการข้อความนั้นอยู่ ลูกค้าอาจได้รับคำตอบซ้ำ หรือที่แย่กว่านั้นคือได้รับราคาหรือคำแนะนำที่แตกต่างกันสองแบบ

ปัญหาตรงกันข้ามก็พบได้บ่อยเช่นกัน สมาชิกในทีมทุกคนอาจเห็นแชทที่ปักหมุดไว้และคิดว่ามีคนอื่นตอบไปแล้ว เนื่องจาก1การปักหมุดไม่ได้สร้างเจ้าของหรือผู้รับผิดชอบ การสนทนาจึงอาจยังคงไม่มีคำตอบ

การตอบกลับล่าช้า

การปักหมุดบทสนทนาไม่ได้หมายความว่าจะได้รับการตอบกลับอย่างรวดเร็วเสมอไป พนักงานคนหนึ่งอาจปักหมุดลูกค้าไว้เพราะคำขอเร่งด่วน ในขณะที่อีกคนอาจใช้แชทนั้นเป็นเพียงการแจ้งเตือนสำหรับภายหลัง หากไม่มีกฎลำดับความสำคัญร่วมกัน แต่ละคนก็จะจัดการรายการแตกต่างกันไป

ดังนั้นลูกค้าอาจต้องรอแม้ว่าบทสนทนาจะแสดงอยู่ด้านบนสุดก็ตาม นอกจากนี้ ทีมงานยังไม่สามารถใช้หมุดปักหมุดเพื่อตรวจสอบว่าลูกค้ารอมานานแค่ไหนแล้ว ว่าไม่สามารถตอบกลับได้ทันตามเป้าหมาย หรือจำเป็นต้องส่งเรื่องต่อไปยังระดับที่สูงขึ้นหรือไม่

แชทที่ปักหมุดไว้มากเกินไป

เมื่อธุรกิจได้รับคำสอบถามมากขึ้น ลูกค้าบางรายอาจดูมีความสำคัญมากพอที่จะควรได้รับการจัดลำดับความสำคัญ ทีมขายอาจต้องการจัดลำดับความสำคัญของลูกค้าที่รอใบเสนอราคา การชำระเงิน การยืนยันสินค้าคงคลัง หรือการติดตามผล ในขณะที่ทีมสนับสนุนอาจต้องการเข้าถึงข้อมูลข้อร้องเรียนและกรณีที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว

เมื่อมีบทสนทนามากเกินไปที่แย่งความสนใจ สัญญาณลำดับความสำคัญเดิมก็จะหมดคุณค่าไป พนักงานยังคงต้องเปิดแชทแต่ละอันและอ่านประวัติการสนทนาเพื่อเรียนรู้ว่าต้องทำอะไรต่อไป

ทีมงานใช้เวลามากขึ้นในการตรวจสอบกล่องจดหมายเข้า ในขณะที่ลูกค้าที่มีมูลค่าสูงยังคงแยกแยะได้ยากจากคำขอทั่วไป

ความรับผิดชอบไม่ชัดเจน

การปักหมุดไม่ได้ระบุว่าพนักงานคนใดรับผิดชอบการสนทนา เมื่อลูกค้าถามคำถามใหม่ ทีมอาจไม่ทราบว่าพนักงานขาย พนักงานสนับสนุน หรือผู้จัดการบัญชีควรเป็นผู้ตอบคำถามนั้น ปัญหาจะยิ่งซับซ้อนขึ้นเมื่อพนักงานคนเดิมไม่ว่าง

หากไม่มีการกำหนดผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน ผู้จัดการจะไม่สามารถมองเห็นได้ง่ายว่าใครกำลังดูแลลูกค้ารายใด หรือกระจายการสนทนาใหม่เมื่อปริมาณงานเปลี่ยนแปลง การกำหนดความรับผิดชอบที่ชัดเจนนั้นจำเป็นต้องมีฟังก์ชันการมอบหมาย สถานะ และการโอนย้าย มากกว่าการใช้รายการการสนทนาที่ปักหมุดไว้ร่วมกัน

การใช้ WhatsApp API เพื่อจัดการการสนทนากับลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น

ธุรกิจที่เติบโตจนเกินกว่าการจัดการกล่องข้อความด้วยตนเองสามารถพิจารณาใช้แพลตฟอร์ม WhatsApp Business ซึ่งมักเรียกว่า WhatsApp API ในทางกลับกัน แอป WhatsApp Business เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่จัดการการสนทนาด้วยตนเอง

API ไม่ใช่ระบบบริการลูกค้าที่พร้อมใช้งานทันที แต่เป็นเพียงตัวเชื่อมต่อที่จำเป็นสำหรับการส่งและรับข้อความผ่านซอฟต์แวร์ทางธุรกิจ แพลตฟอร์มอย่าง SaleSmartly สามารถใช้การเชื่อมต่อนี้เพื่อให้บริการข้อมูลลูกค้า การมอบหมายการสนทนา ระบบ อัตโนมัติ และ เครื่องมือ สำหรับการทำงานร่วมกันเป็นทีม

ทดลองใช้ฟรี

จัดการข้อมูลลูกค้าให้ดียิ่งขึ้น

ทีมที่พึ่งพาแต่เพียงการแชทผ่านพินอาจรู้ว่าลูกค้าคนนั้นสำคัญ แต่ยังขาดบริบทที่จำเป็นในการให้บริการลูกค้าคนนั้น ความสนใจในผลิตภัณฑ์ คำสั่งซื้อก่อนหน้า ราคาที่เสนอ บันทึก และประวัติการติดตาม อาจกระจัดกระจายอยู่ในข้อความแชท สเปรดชีต หรือความทรงจำของพนักงาน

SaleSmartly สามารถวางโปรไฟล์ลูกค้าและประวัติการสนทนาไว้ในพื้นที่ทำงานเดียวกันได้ เมื่อพนักงานขายคนอื่นรับช่วงต่อ พวกเขาสามารถตรวจสอบการสนทนาก่อนหน้าและรายละเอียดลูกค้าที่มีอยู่ก่อนที่จะตอบกลับได้

วิธีนี้จะช่วยลดคำถามซ้ำซ้อนและช่วยให้ทีมสามารถสนทนาต่อได้อย่างมีบริบทมากขึ้น อย่างไรก็ตาม ทีมควรเก็บรวบรวมและใช้ข้อมูลลูกค้าตามกฎหมายคุ้มครองความเป็นส่วนตัวที่เกี่ยวข้อง

สร้างความร่วมมือในทีมที่ชัดเจนและราบรื่น

การปักหมุดแชทช่วยให้เพื่อนร่วมงานสังเกตเห็นลูกค้าที่กำลังสนทนาอยู่ระหว่างการส่งมอบงานได้ แต่ไม่สามารถอธิบายได้ว่าลูกค้ากำลังรออะไรอยู่ พนักงานคนต่อไปอาจต้องอ่านแชททั้งหมดและสอบถามสมาชิกในทีมคนอื่นๆ เพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม

SaleSmartly รวบรวมบทสนทนาของลูกค้า โปรไฟล์ แท็ก บันทึก และข้อมูลการติดตามไว้ในพื้นที่ทำงานเดียว พนักงานสามารถดูสถานะของลูกค้าและข้อมูลการสื่อสารก่อนหน้านี้ได้ก่อนที่จะดำเนินการต่อ การกำหนดผู้รับผิดชอบบทสนทนาอย่างชัดเจนยังช่วยลดการตอบผิดและการตอบซ้ำได้อีกด้วย

ผสานรวมข้อความจากทุกช่องทางเข้าด้วยกัน

การแชทแบบ Pin จะจัดการบทสนทนาเฉพาะภายในบัญชี WhatsApp ที่ใช้งานอยู่เท่านั้น ไม่สามารถรวมลูกค้าที่ติดต่อธุรกิจครั้งแรกผ่าน Instagram, Facebook Messenger, TikTok, Telegram, LINE, อีเมล หรือแชทบนเว็บไซต์ได้ พนักงานต้องสลับไปมาระหว่างกล่องข้อความที่แยกต่างหาก และอาจปฏิบัติต่อบุคคลเดียวกันเสมือนเป็นลูกค้าหลายรายที่ไม่เกี่ยวข้องกัน

ระบบ CRM แบบ Omnichannel เช่น SaleSmartly สามารถรวบรวมช่องทางการส่งข้อความที่รองรับไว้ในที่เดียว ทำให้พนักงานตอบกลับได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องสลับแพลตฟอร์มไปมา

นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีมมองเห็นภาพรวมของการปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าได้ครบถ้วนยิ่งขึ้น เมื่อมีข้อมูลระบุตัวตนที่จำเป็นครบถ้วน

การกำหนดเส้นทางการสนทนากับลูกค้าโดยอัตโนมัติ

การจัดการกล่องข้อความด้วยตนเองนั้น พนักงานจะต้องสังเกตข้อความใหม่แต่ละข้อความและตัดสินใจว่าใครควรเป็นผู้จัดการข้อความนั้น ในช่วงเวลาที่งานยุ่ง การสนทนาอาจต้องรอเพราะไม่มีใครแน่ใจว่าข้อความนั้นเป็นของทีมขาย ทีมสนับสนุน หรือทีมอื่น การปักหมุดแชทยังคงต้องมีคนตัดสินใจก่อนอยู่ดี

ด้วยกฎการกำหนดเส้นทางและการมอบหมายงาน SaleSmartly สามารถส่งต่อบทสนทนาที่เข้ามาไปยังพนักงานหรือทีมที่เหมาะสมตามเงื่อนไขที่กำหนดค่าไว้ ซึ่งจะช่วยลดระยะเวลาตั้งแต่คำถามของลูกค้าไปจนถึงผู้ที่สามารถตอบคำถามได้

การมอบหมายงานยังช่วยสร้างความชัดเจนในเรื่องความรับผิดชอบ ทำให้พนักงานรู้ว่าตนเองมีหน้าที่รับผิดชอบในการสนทนาเรื่องใดบ้าง

ส่งข้อความการตลาดแบบเฉพาะบุคคล

การปักหมุดแชทช่วยแยกการสนทนาที่มีลำดับความสำคัญจำนวนเล็กน้อย แต่ไม่ได้สร้างกลุ่มลูกค้าที่สามารถนำกลับมาใช้ซ้ำได้ ธุรกิจไม่สามารถใช้เพียงแค่การปักหมุดเพื่อค้นหาทุกคนที่สนใจในผลิตภัณฑ์เดียวกัน ลูกค้าจากตลาดเฉพาะ หรือผู้ซื้อที่อาจต้องการข้อความติดตามผลได้

SaleSmartly ช่วยให้ทีมสามารถจัดระเบียบโปรไฟล์ลูกค้าด้วย แท็กและกลุ่มเป้าหมาย จากนั้นจึงสามารถเตรียมข้อความที่เหมาะสมยิ่งขึ้นสำหรับกลุ่มที่เลือกไว้ แทนที่จะส่งเนื้อหาเดียวกันไปยังผู้ติดต่อทุกราย

ทดลองใช้ฟรี

โดยรวมแล้ว การปักหมุดแชทเป็นฟีเจอร์ที่มีประโยชน์ใน WhatsApp สำหรับบุคคลและทีมขนาดเล็กที่มีปริมาณการสนทนาไม่มากนัก ช่วยให้ลูกค้าคนสำคัญมองเห็นได้ชัดเจน และเป็นตัวช่วยเตือนความจำง่ายๆ สำหรับการติดตามผล

อย่างไรก็ตาม การมองเห็นได้เพียงอย่างเดียวไม่สามารถแก้ปัญหาเรื่องความเป็นเจ้าของที่ไม่ชัดเจน บริบทของลูกค้าที่ขาดหายไป การตอบสนองที่ล่าช้า การตอบซ้ำ หรือช่องทางการสื่อสารที่กระจัดกระจายได้

ธุรกิจควรประเมินปริมาณข้อความ ขนาดทีม เส้นทางของลูกค้า และความต้องการระบบอัตโนมัติก่อนที่จะเลือกใช้ระบบที่ซับซ้อนขึ้น หากพนักงานต้องการใช้บันทึกข้อมูลลูกค้าร่วมกัน การมอบหมายงานอัตโนมัติ การส่งต่อข้อมูลที่ชัดเจนยิ่งขึ้น หรือการจัดการหลายบัญชี การเชื่อมต่อ WhatsApp Business API กับระบบอย่างเช่น SaleSmartly อาจช่วยให้จัดการการสนทนากับลูกค้าได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น

คำถามที่พบบ่อย

ฉันสามารถปักหมุดทั้งแชทส่วนตัวและแชทกลุ่มใน WhatsApp ได้หรือไม่?

ใช่ค่ะ คุณสามารถปักหมุดการสนทนาส่วนตัวและการสนทนากลุ่ม WhatsApp ได้ ขั้นตอนการใช้งานเกือบจะเหมือนกันสำหรับทั้งสองประเภทการสนทนา เลือกแชทจากรายการแชทหลักของคุณ จากนั้นใช้ตัวเลือกการปักหมุดที่มีอยู่ในอุปกรณ์ของคุณ

ทำไมฉันถึงปักหมุดแชทอื่นใน WhatsApp ไม่ได้?

WhatsApp อนุญาตให้ปักหมุดแชทได้เพียงจำนวนจำกัดในแต่ละครั้ง และจำนวนที่ปักหมุดได้อาจขึ้นอยู่กับอุปกรณ์หรือเวอร์ชันแอปของคุณ หากคุณไม่สามารถปักหมุดการสนทนาอื่นได้ ให้ยกเลิกการปักหมุดแชทที่มีความสำคัญน้อยกว่า แล้วลองใหม่อีกครั้ง

การใช้ PIN Chat เพียงพอสำหรับการจัดการการสนทนากับลูกค้าหรือไม่?

การปักหมุดแชทอาจเพียงพอสำหรับบุคคลหรือทีมขนาดเล็กที่จัดการการสนทนาจำนวนไม่มาก แต่เมื่อปริมาณข้อความเพิ่มขึ้น ทีมอาจต้องการการมอบหมายลูกค้า บันทึกที่ใช้ร่วมกัน ขั้นตอนการติดตาม แท็ก และระบบอัตโนมัติ เพื่อหลีกเลี่ยงการพลาดหรือการตอบกลับซ้ำ

อ่านเพิ่มเติม

ทุกสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับ WhatsApp Business API: คุณสมบัติหลัก กรณีการใช้งาน และวิธีการสมัครใช้งาน

WhatsApp CRM: การผสานรวมและระบบอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนการเติบโตของลูกค้าของคุณ

WhatsApp Cloud API กับ WhatsApp Business API: ธุรกิจควรเลือกใช้ตัวไหน?