Cómo programar un mensaje en WhatsApp (iPhone, Android, Web y API para empresas)

¿Qué es la programación de mensajes de WhatsApp?

Programar mensajes de WhatsApp consiste en preparar un mensaje ahora y programar su envío para más tarde. Escribes el contenido, eliges el destinatario y estableces la fecha y la hora. Cuando llegue la hora indicada, el mensaje se enviará automáticamente.

Un equipo podría usarlo para recordar citas, actualizar información sobre eventos, hacer seguimiento de pagos o enviar promociones según la hora del día del cliente. Por ejemplo, las empresas pueden enviar el mensaje promocional justo antes de que la gente coma o revise sus teléfonos.

Métodos de programación de WhatsApp de un vistazo

La forma correcta de programar mensajes de WhatsApp depende del tipo de mensaje que necesites enviar. Un recordatorio puntual para una persona requiere una configuración más sencilla que una campaña para cientos de clientes. La mayoría de los métodos se dividen en tres grupos: herramientas del dispositivo, funciones básicas de la aplicación WhatsApp Business y la plataforma WhatsApp Business para campañas en equipo.

Si solo necesitas recordarle algo a un cliente, empieza con una opción basada en el dispositivo y pruébala primero. Si varios miembros del equipo necesitan planificar envíos y hacer un seguimiento de los resultados, considera la Plataforma para Empresas. Antes de elegir la opción intermedia, verifica qué funciones de la aplicación WhatsApp Business están disponibles en tu cuenta.

Tres razones para programar mensajes de WhatsApp para tu negocio.

Un mensaje programado útil le da al equipo tiempo para preparar el texto y revisar la lista de destinatarios. Esto puede ser útil cuando el personal trabaja en diferentes zonas horarias o cuando varios clientes necesitan la misma actualización oportuna. El objetivo no es simplemente enviar más mensajes, sino enviar la información correcta mientras aún es relevante.

Llegue a sus clientes en el momento oportuno.

Es más probable que un cliente note una actualización de la tienda durante el día que a altas horas de la noche. Sin embargo, es posible que tu equipo esté redactando la campaña fuera de ese horario. La programación te permite preparar el mensaje durante el horario laboral y configurarlo para la hora local adecuada.

Por ejemplo, un minorista puede terminar el anuncio de un evento el viernes y programarlo para que llegue el lunes por la mañana. Elija la hora que mejor se adapte a la ubicación del cliente y al propósito del mensaje, en lugar de asumir que una sola hora de envío funciona para todos.

Reduzca las citas de seguimiento perdidas y las ausencias.

Es fácil pasar por alto los seguimientos cuando el personal de ventas está ocupado con nuevas conversaciones. Un mensaje planificado define claramente el siguiente paso en cada etapa: confirmar una cita, recordar al cliente una visita próxima o preguntarle si necesita ayuda después de recibir un presupuesto.

Un recordatorio de cita puede incluir la hora, el lugar y una forma sencilla de reprogramarla. Así, el cliente no tendrá que buscar en conversaciones antiguas. Utilice un lenguaje útil; enviar un mensaje de ventas cada vez que alguien no responde puede hacer que la conversación sea menos agradable.

Mantenga una comunicación constante a medida que aumenta el volumen de trabajo.

Un equipo pequeño puede recordar algunos seguimientos. Esto se complica cuando gestiona muchas reservas, pagos o inscripciones a eventos. Los mensajes programados ayudan al equipo a seguir un plan coherente para situaciones comunes sin tener que redactar cada mensaje desde cero. Sin embargo, un plan elaborado hace días puede que ya no sea adecuado hoy. Verifique el estado más reciente del cliente antes de enviar el mensaje. Elimine a alguien de un recordatorio de pago si ya pagó y detenga una secuencia de citas si canceló. Los mensajes relevantes generan confianza; los mensajes obsoletos pueden destruirla.

Cómo programar mensajes de WhatsApp en cualquier dispositivo

No existe un único conjunto de pasos para todos los teléfonos y ordenadores. Los métodos que se describen a continuación utilizan la automatización del dispositivo o herramientas de terceros, por lo que los menús y el comportamiento pueden variar.

Envía un mensaje de prueba a tu propio número antes de usar cualquier método con un cliente. Confirma que el mensaje llegue a la hora prevista, especialmente si el dispositivo está bloqueado o la aplicación cerrada.

Cómo programar mensajes de WhatsApp en iPhone y iPad

La app Atajos de Apple te permite crear una automatización con un activador de hora del día . Las acciones de WhatsApp disponibles pueden variar según el dispositivo y la versión de la app, así que prueba el envío completo en lugar de dar por sentado que el activador por sí solo garantiza la entrega.

1. Abre Accesos directos y crea una nueva automatización.
2. Seleccione la hora del día y, a continuación, configure la hora y la opción de repetición.
3. Agrega una acción de mensaje, ingresa tu texto y selecciona el contacto de WhatsApp si aparece una acción de WhatsApp adecuada.
4. Revise la configuración de ejecución y permisos de la automatización.
5. Pruébalo con tu propio número. Si se abre WhatsApp para confirmar, aún tendrás que completar el envío manualmente.

Cómo programar mensajes de WhatsApp en Android

En Android, una aplicación de terceros como SKEDit puede programar un mensaje de WhatsApp para una hora determinada. Este método depende del dispositivo, por lo que el estado del teléfono influye en su funcionamiento. SKEDit indica que su aplicación requiere que el teléfono esté encendido y ofrece instrucciones específicas para solucionar problemas con el bloqueo de pantalla.

1. Instala la aplicación de programación y selecciona WhatsApp o WhatsApp Business .
2. Concede únicamente los permisos necesarios para la función que elijas.
3. Selecciona un contacto, escribe el mensaje y establece la hora de envío.
4. Revisa la configuración de bloqueo de pantalla y confirmación de la aplicación.
5. Envía un mensaje de prueba y comprueba que llega.

Cómo programar mensajes en PC y WhatsApp Web

Los usuarios de WhatsApp Web pueden usar una extensión del navegador que añade una opción para programar mensajes en la pantalla de chat. Los controles varían según la extensión. En general, se abre un chat, se escribe el mensaje, se selecciona la fecha y la hora en la extensión y se guarda la programación. Luego, se prueba el envío.

Lee los permisos de la extensión antes de instalarla, especialmente si puede acceder al contenido del chat. Comprueba también si la extensión elegida requiere que el navegador o el ordenador permanezcan activos. Una configuración basada en el navegador es útil para un número reducido de mensajes, pero sus condiciones de envío deben ser claras para todos los miembros del equipo.

¿La aplicación WhatsApp Business permite programar mensajes?

La aplicación WhatsApp Business permite enviar mensajes de ausencia según un horario personalizado o fuera del horario laboral. Estos mensajes responden a los clientes que se comunican contigo mientras esta configuración está activa; no se trata de una campaña programada para comenzar a una hora determinada. Los mensajes de saludo también se activan según la actividad del cliente, en lugar de una fecha específica. Las instrucciones de WhatsApp para los mensajes de ausencia describen la configuración del horario y los destinatarios.

Existe una excepción importante a la recomendación habitual de "no programar campañas en la app". WhatsApp ha introducido las difusiones para empresas con opción de programación. Esta función se está implementando gradualmente y puede que no aparezca en todas las cuentas; se recomienda consultar la disponibilidad y los costos en la app.

¿Por qué utilizar la plataforma WhatsApp Business para programar citas?

La plataforma WhatsApp Business conecta un número de empresa con un software que gestiona mensajes, audiencias y flujos de trabajo. Para un equipo de ventas o soporte, esto puede resultar más práctico que mantener un horario telefónico fijo. Una plataforma conectada como SaleSmartly también permite respuestas automáticas cuando los clientes responden. Por ejemplo, un equipo puede preparar una campaña para clientes con próximas renovaciones, revisar el mensaje y programar estas respuestas para un momento oportuno.

Cuando un cliente se comunica con tu empresa, se abre o se reinicia un plazo de atención al cliente de 24 horas. Fuera de este plazo, la empresa debe utilizar una plantilla de mensaje aprobada para contactarlo. Planifica el público objetivo y la plantilla antes de programar el envío; programar un mensaje no elimina la necesidad de obtener permiso ni de utilizar el tipo de mensaje adecuado.

Prueba gratuita

Cómo programar mensajes de WhatsApp en SaleSmartly

Para una transmisión planificada, SaleSmartly te permite crear una campaña, seleccionar la audiencia, preparar el contenido y establecer la hora de envío. Su guía de transmisión abarca tanto los números de WhatsApp conectados a la aplicación como los números de la API de WhatsApp. Las opciones de contenido varían, así que selecciona el canal que tu equipo utiliza antes de crear el mensaje.

1. En SaleSmartly , vaya a Plan de difusión → Difusión de mensajes y seleccione Crear plan .

   

2. Elige la aplicación WhatsApp o la API de WhatsApp y, a continuación, nombra el plan.

   

3. Filtra y selecciona a los clientes que deben recibirlo. Verifica la selección final antes de continuar.
4. Prepara el mensaje y configura los detalles, como la frecuencia de envío y la hora programada. Para un número API, selecciona una plantilla de WhatsApp aprobada cuando el destinatario esté fuera del horario de atención al cliente de 24 horas.

   

5. Confirma el plan. Tras el envío, revisa los recuentos de planificados, enviados, exitosos y fallidos en las estadísticas de la campaña.

Si necesita una respuesta después de que un cliente realice una acción, utilice un flujo de trabajo automatizado en lugar de tratar cada seguimiento como una difusión programada.

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Buenas prácticas para programar mensajes de WhatsApp

Una campaña programada te da tiempo para revisar detalles que se pueden pasar por alto fácilmente en un envío apresurado. Revisa la audiencia, el mensaje y el momento de envío en conjunto. Un recordatorio claro enviado a las personas equivocadas sigue siendo una mala experiencia para el cliente. Estas revisiones se aplican tanto si usas la aplicación empresarial como la plataforma empresarial.

• Elija un horario conveniente. Utilice la hora local del cliente y deje tiempo suficiente para que pueda actuar antes de una cita o evento.
• Deja claro el tema. Indica el motivo de tu mensaje en la primera línea. Mantén un único propósito principal por mensaje.
• Utilice un lenguaje sencillo y amigable. Solicite una acción clara, como confirmar una reserva o responder con una pregunta.
• Personaliza con cuidado. Utiliza información precisa, como la fecha de la cita o el producto correspondiente. Comprueba que la falta de datos del cliente no deje un campo vacío.
• Controla la frecuencia de envío. Revisa los envíos recientes para que un cliente no reciba varios mensajes similares en un corto período de tiempo.
• Sigue las normas de WhatsApp. Contacta con las personas que hayan aceptado recibir tus mensajes, respeta las solicitudes para dejar de enviarles mensajes y utiliza las plantillas aprobadas cuando sea necesario.

Antes de que comience la campaña, revisa las compras recientes, las respuestas, las cancelaciones y las bajas. Esos cambios pueden ser más importantes que la redacción que perfeccionaste ayer.

Copiar y pegar plantillas de mensajes programados

Una plantilla es ideal como punto de partida. Reemplace cada detalle entre corchetes, adapte el mensaje a la situación actual del cliente y elimine cualquier información que ya no sea necesaria. Si envía el mensaje a través de la plataforma WhatsApp Business fuera del horario de atención al cliente, conviértalo en la plantilla de WhatsApp aprobada antes de usarlo. La guía de plantillas de mensajes de SaleSmartly ofrece más ejemplos según la etapa del cliente.

Recordatorio de cita

Hola [Nombre], te recordamos tu cita con [Empresa] el [Fecha] a las [Hora]. La dirección es [Dirección/Enlace]. Confirma tu asistencia o avísanos si necesitas reprogramarla.

Seguimiento de la cotización

Hola [Nombre], te escribo para dar seguimiento al presupuesto de [Producto/Servicio] que te enviamos el [Fecha]. ¿Quieres que te explique alguna parte? Puedes responder aquí con tus preguntas.

Recordatorio de evento

Hola [Nombre], [Evento] comienza el [Fecha] a las [Hora]. Aquí tienes tu enlace de acceso: [Enlace]. Guárdalo antes del evento. Responde aquí si necesitas ayuda para unirte.

Recordatorio de pedido o pago

Hola [Nombre], tu pedido [Número de pedido] está pendiente de pago. Puedes consultarlo aquí: [Enlace seguro]. Si ya has pagado, ignora este recordatorio o avísanos para que podamos verificar tu pedido.

¿Por qué no se envió mi mensaje programado de WhatsApp?

Primero, identifica qué método se utilizó para enviarlo. Un programador telefónico puede fallar si el teléfono está apagado , desconectado o no puede completar una acción mientras está bloqueado. Una extensión puede tener sus propios requisitos de navegador o conexión. Para un mensaje de ausencia en la aplicación WhatsApp Business, WhatsApp indica que el dispositivo necesita una conexión a internet activa.

Para una campaña de la Plataforma Empresarial, revise los detalles del envío fallido. Confirme que el contacto sea elegible, que el número sea correcto y que el mensaje utilice una plantilla aprobada si el plazo de 24 horas ha finalizado. Las restricciones de la cuenta o los problemas de política también pueden impedir los envíos. No programe la misma campaña de nuevo: primero identifique la causa y luego evite enviar duplicados a quienes ya la recibieron.

¿Qué método de programación de WhatsApp debería elegir?

Elige la opción que mejor se adapte a las necesidades de tu equipo, no al dispositivo que tengas disponible. Un recordatorio ocasional requiere un enfoque diferente al de una campaña dirigida a clientes en varias regiones. Considera quién preparará el mensaje, quién verificará la audiencia y cómo sabrás si se envió. Si un método depende del teléfono de una sola persona, asigna a alguien para que lo pruebe y supervise.

Para negocios personales o equipos pequeños

Si solo envías unos pocos mensajes programados, un acceso directo en tu teléfono o una aplicación de programación pueden ser suficientes. Requiere menos configuración y puedes mantener la conversación en la aplicación que ya usas. Los mensajes de ausencia y saludo de WhatsApp Business pueden servir para respuestas básicas.

Si su cuenta incluye la opción de enviar mensajes comerciales, revise también sus opciones de programación y precios. Pruebe los envíos a través de dispositivos antes de utilizarlos para reservas o actualizaciones urgentes. A medida que su lista de contactos crezca, evalúe la frecuencia con la que este método requiere la revisión manual.

Para equipos de ventas

Cuando varias personas comparten la responsabilidad de atender las conversaciones con los clientes, resulta más difícil gestionar un solo teléfono. La conexión a la plataforma empresarial proporciona al equipo un espacio para preparar campañas y revisar los resultados.

En SaleSmartly, un equipo de ventas puede seleccionar clientes, programar un envío masivo de WhatsApp y verificar los resultados posteriormente. También puede configurar respuestas automáticas para preguntas relevantes. Comience con un caso de uso claro, como un recordatorio de evento o un seguimiento a los clientes que solicitaron detalles del producto, y luego revise las respuestas antes de agregar más campañas.

Configurar correctamente la programación de WhatsApp

Una buena planificación comienza con un motivo útil para contactar a alguien. Elija un método que se adapte a su equipo, redacte un mensaje claro y conciso para el cliente y pruebe su funcionamiento. Justo antes de la hora programada, verifique que el destinatario aún necesite la información y que no se haya dado de baja. Posteriormente, revise los errores y las respuestas, no solo la cantidad de mensajes enviados. Esta sencilla rutina hace que los mensajes programados sean más útiles para los clientes y más fáciles de gestionar para el equipo.

Preguntas frecuentes

¿Puede WhatsApp enviar un mensaje automáticamente a una hora determinada?

Depende de la cuenta y el método. Puedes usar la automatización del dispositivo o una herramienta de terceros para ciertos flujos de trabajo telefónicos y web. Algunas cuentas de WhatsApp Business permiten programar envíos de mensajes comerciales. Las empresas que usan la plataforma WhatsApp Business pueden programar mensajes mediante software conectado.

¿Necesito una plantilla para programar un mensaje mediante la API de WhatsApp?

Para contactar con la empresa fuera del horario de atención al cliente de 24 horas, se requiere una plantilla de mensaje aprobada. Dentro del plazo establecido por el mensaje del cliente, la plataforma permite responder sin usar una plantilla, de acuerdo con sus normas.

¿Puedo modificar un mensaje después de haberlo programado?

Depende de la herramienta y de si el envío ya ha comenzado. Consulta el plan programado en tu aplicación o plataforma. Si necesitas modificarlo, confirma quién ya recibió el original antes de crear un nuevo envío.

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