Como agendar uma mensagem no WhatsApp (iPhone, Android, Web e API Business)

O que é o agendamento de mensagens do WhatsApp?

O agendamento de mensagens do WhatsApp permite preparar uma mensagem agora e programá-la para ser enviada mais tarde. Você escreve o conteúdo, escolhe um destinatário ou público e define uma data e hora. Quando chegar a hora marcada, a mensagem será enviada automaticamente.

Uma equipe pode usar isso para um lembrete de compromisso, uma atualização sobre um evento, um acompanhamento de pagamento ou uma promoção programada para o dia local do cliente. Por exemplo, as empresas podem enviar a mensagem promocional pouco antes do horário em que as pessoas estão fazendo refeições ou navegando em seus celulares.

Métodos de agendamento do WhatsApp em resumo

A melhor maneira de agendar mensagens no WhatsApp depende do que você precisa enviar. Um lembrete pontual para uma pessoa requer uma configuração mais simples do que uma campanha para centenas de clientes. A maioria dos métodos se enquadra em três grupos: ferramentas baseadas em dispositivos, recursos básicos do aplicativo WhatsApp Business e a Plataforma WhatsApp Business para campanhas em equipe.

Se você precisa enviar lembretes apenas para um cliente, comece com uma opção baseada em dispositivo e teste-a primeiro. Se vários membros da equipe precisam planejar envios e acompanhar os resultados, considere a Plataforma Empresarial. Antes de escolher a opção intermediária, verifique quais recursos do WhatsApp Business estão disponíveis na sua conta.

Três motivos para agendar mensagens do WhatsApp para sua empresa

Uma mensagem agendada útil dá à equipe tempo para preparar a redação e verificar a lista de destinatários. Isso pode ser útil quando os funcionários trabalham em fusos horários diferentes ou quando vários clientes precisam da mesma atualização em tempo hábil. O objetivo não é simplesmente enviar mais mensagens, mas sim enviar a informação correta enquanto ela ainda é relevante.

Alcance os clientes em um horário útil.

É mais provável que um cliente perceba uma atualização da loja durante o dia do que tarde da noite. No entanto, sua equipe pode estar criando a campanha fora desse período. O agendamento permite que você prepare a mensagem durante o horário comercial e a defina para um horário local apropriado.

Por exemplo, um varejista pode finalizar o anúncio de um evento na sexta-feira e programar o envio para a manhã de segunda-feira. Escolha o horário levando em consideração a localização do cliente e a finalidade da mensagem, em vez de presumir que um único horário de envio funcione para todos.

Reduzir o número de consultas de acompanhamento perdidas e faltas.

É fácil negligenciar os acompanhamentos quando a equipe de vendas está ocupada com novas conversas. Uma mensagem planejada define claramente o próximo passo em cada etapa: confirmar um agendamento, lembrar o cliente sobre uma visita futura ou perguntar se ele precisa de ajuda após receber um orçamento.

Um lembrete de agendamento pode incluir o horário, o local e uma maneira simples de reagendar. Isso evita que o cliente precise procurar em conversas antigas. Mantenha a linguagem amigável; enviar outra oferta de vendas sempre que alguém não responder pode tornar a conversa menos interessante.

Mantenha a comunicação consistente à medida que o volume aumenta.

Uma equipe pequena consegue se lembrar de apenas algumas mensagens de acompanhamento. Isso se torna mais difícil quando ela lida com muitas reservas, pagamentos ou inscrições em eventos. Mensagens agendadas ajudam a equipe a usar um plano consistente para situações comuns, sem precisar escrever cada mensagem do zero. No entanto, um plano feito há alguns dias pode não ser mais adequado hoje. Verifique o status mais recente do cliente antes de enviar a mensagem. Remova alguém de um lembrete de pagamento se essa pessoa já tiver pago e interrompa uma sequência de agendamentos se ela tiver cancelado. Mensagens relevantes constroem confiança; mensagens desatualizadas podem destruí-la.

Como agendar mensagens do WhatsApp em qualquer dispositivo

Não existe um conjunto único de etapas para todos os telefones e computadores. Os métodos abaixo utilizam automação do dispositivo ou ferramentas de terceiros, portanto, os menus e o comportamento podem variar.

Antes de usar qualquer método com um cliente, envie uma mensagem de teste para o seu próprio número. Confirme se a mensagem realmente chega no horário previsto, principalmente se o dispositivo estiver bloqueado ou o aplicativo fechado.

Como agendar mensagens do WhatsApp no iPhone e iPad

O aplicativo Atalhos da Apple permite criar uma automação com um gatilho de horário . As ações disponíveis no WhatsApp podem variar de acordo com o dispositivo e a versão do aplicativo, portanto, teste o envio completo em vez de presumir que o gatilho por si só garante a entrega.

1. Abra o app Atalhos e crie uma nova automação.
2. Selecione o horário do dia , defina a hora e a opção de repetição.
3. Adicione uma ação de mensagem, digite seu texto e selecione o contato do WhatsApp se uma ação adequada do WhatsApp for exibida.
4. Analise as configurações de execução e permissão da automação.
5. Faça o teste com seu próprio número. Se o WhatsApp abrir para confirmação, você ainda precisará concluir o envio manualmente.

Como agendar mensagens do WhatsApp no Android

No Android, um aplicativo de terceiros como o SKEDit pode preparar uma mensagem do WhatsApp para um horário específico. Esse método depende do dispositivo, portanto, o estado do seu telefone afeta o seu funcionamento. O SKEDit afirma que seu aplicativo exige que o telefone esteja ligado e fornece instruções separadas para problemas com a tela bloqueada.

1. Instale o aplicativo de agendamento e selecione WhatsApp ou WhatsApp Business .
2. Conceda apenas as permissões necessárias para o recurso escolhido.
3. Selecione um contato, escreva a mensagem e defina o horário de envio.
4. Analise as configurações de bloqueio de tela e confirmação do aplicativo.
5. Envie uma mensagem de teste e verifique se ela chegou.

Como agendar mensagens no PC e no WhatsApp Web

Usuários do WhatsApp Web podem usar uma extensão do navegador que adiciona uma opção de agendamento à tela de bate-papo. Os controles variam de acordo com a extensão. Em geral, você abre uma conversa, escreve a mensagem, seleciona a data e a hora na extensão e salva o agendamento. Depois, basta testar o envio.

Leia as permissões da extensão antes de instalá-la, principalmente se ela puder acessar o conteúdo do chat. Verifique também se a extensão escolhida exige que o navegador ou o computador permaneçam ativos. Uma configuração baseada em navegador é útil para um pequeno número de mensagens, mas as condições de envio devem ser claras para todos na equipe.

É possível agendar mensagens no WhatsApp Business?

O WhatsApp Business permite o envio de mensagens de ausência programadas ou fora do horário comercial. Essas mensagens são respostas automáticas para clientes que entram em contato com você enquanto essa configuração estiver ativa; não se trata de uma campanha agendada para iniciar em um horário específico. As mensagens de saudação também são acionadas pela atividade do cliente, e não por uma data definida por você. As instruções do WhatsApp sobre mensagens de ausência descrevem as configurações de agendamento e destinatário.

Há uma importante exceção à recomendação usual de "não agendar campanhas no aplicativo". O WhatsApp introduziu as transmissões comerciais com opção de agendamento. O recurso está sendo implementado gradualmente e pode não estar disponível em todas as contas; a disponibilidade e os custos devem ser verificados no aplicativo.

Por que usar a plataforma WhatsApp Business para agendamento?

A plataforma WhatsApp Business conecta um número comercial a um software que gerencia mensagens, públicos e fluxos de trabalho. Para uma equipe de vendas ou suporte, isso pode ser mais prático do que manter uma agenda telefônica. Uma plataforma integrada como o SaleSmartly também oferece suporte a respostas automáticas quando os clientes interagem. Por exemplo, uma equipe pode preparar uma campanha para clientes com renovações próximas, revisar a mensagem e agendar o envio para um horário oportuno.

Quando um cliente envia uma mensagem para sua empresa, uma janela de atendimento de 24 horas é aberta ou reiniciada. Fora desse período, a empresa deve usar um modelo de mensagem aprovado para contatá-lo. Planeje o público-alvo e o modelo de mensagem antes de definir o horário de envio; agendar uma mensagem não elimina a necessidade de permissão ou do tipo de mensagem correto.

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Como agendar mensagens do WhatsApp no SaleSmartly

Para uma transmissão planejada, o SaleSmartly permite que você crie uma campanha, escolha um público-alvo, prepare o conteúdo e defina um horário de envio. Seu guia de transmissão abrange tanto números conectados ao aplicativo WhatsApp quanto números da API do WhatsApp. As opções de conteúdo são diferentes, portanto, selecione o canal que sua equipe realmente usa antes de criar a mensagem.

1. No SaleSmartly , acesse Plano de Transmissão → Transmissão de Mensagens e selecione Criar Plano .

   

2. Escolha o aplicativo WhatsApp ou a API do WhatsApp e, em seguida, dê um nome ao plano.

   

3. Filtre e selecione os clientes que devem receber a mensagem. Verifique a seleção final antes de prosseguir.
4. Prepare a mensagem e defina os detalhes, como a frequência de envio e o horário agendado. Para um número de API, selecione um modelo aprovado do WhatsApp quando o público-alvo estiver fora do horário de atendimento ao cliente de 24 horas.

   

5. Confirme o plano. Após o envio, revise as contagens de campanhas planejadas, enviadas, bem-sucedidas e com falha nas informações da campanha.

Se você precisa de uma resposta após um cliente realizar uma ação, use um fluxo de trabalho automatizado em vez de tratar cada acompanhamento como uma transmissão programada.

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Melhores práticas para o agendamento de mensagens no WhatsApp

Uma campanha agendada permite que você verifique detalhes que são fáceis de passar despercebidos em um envio apressado. Analise o público-alvo, a mensagem e o momento do envio em conjunto. Um lembrete claro enviado para as pessoas erradas ainda representa uma experiência ruim para o cliente. Essas verificações se aplicam tanto ao uso do Aplicativo Empresarial quanto da Plataforma Empresarial:

• Escolha um horário conveniente. Utilize o horário local do cliente e deixe tempo suficiente para que ele possa agir antes de um compromisso ou evento.
• Deixe o assunto claro. Declare o motivo da sua mensagem na primeira linha. Mantenha um objetivo principal por mensagem.
• Use uma linguagem simples e convidativa. Solicite uma ação clara, como confirmar uma reserva ou responder a uma pergunta.
• Personalize com cuidado. Use informações precisas, como a data da consulta ou o produto relevante. Verifique se a falta de dados do cliente não deixará um campo em branco.
• Controle a frequência. Analise os envios recentes para que o cliente não receba várias mensagens semelhantes em um curto período de tempo.
• Siga as regras do WhatsApp. Entre em contato com pessoas que concordaram em receber suas mensagens, respeite os pedidos para interromper o contato e use modelos aprovados quando necessário.

Antes do início da campanha, verifique as compras recentes, as respostas, os cancelamentos e as desistências. Essas alterações podem ser mais importantes do que o texto que você aprimorou ontem.

Copiar e colar modelos de mensagens agendadas

Um modelo funciona melhor como ponto de partida. Substitua todos os detalhes entre colchetes, adapte a mensagem à situação atual do cliente e remova qualquer informação desnecessária. Se você enviar a mensagem pela plataforma WhatsApp Business fora do horário de atendimento ao cliente, converta o texto para o modelo apropriado do WhatsApp antes de usá-lo. O guia de modelos de mensagem da SaleSmartly oferece mais exemplos por etapa do relacionamento com o cliente.

Lembrete de consulta

Olá [Nome], este é um lembrete sobre seu agendamento com [Empresa] no dia [Data] às [Hora]. O local é [Endereço/Link]. Responda CONFIRMAR se você poderá comparecer ou nos avise se precisar reagendar.

Cotação de acompanhamento

Olá [Nome], estou dando seguimento à cotação de [Produto/Serviço] que enviamos em [Data]. Gostaria que eu explicasse alguma parte dela? Você pode responder aqui com suas perguntas.

Lembrete do evento

Olá [Nome], o [Evento] começa em [Data] às [Hora]. Aqui está o seu link de acesso: [Link]. Por favor, salve-o antes do evento. Responda aqui se precisar de ajuda para participar.

Lembrete de pedido ou pagamento

Olá [Nome], seu pedido [Número do Pedido] está aguardando pagamento. Você pode consultá-lo aqui: [Link Seguro]. Se você já pagou, ignore este lembrete ou entre em contato conosco para que possamos verificar seu pedido.

Por que minha mensagem agendada no WhatsApp não foi enviada?

Primeiro, identifique qual método deveria ter sido usado para enviar a mensagem. Um agendador baseado no telefone pode falhar se o telefone estiver desligado , desconectado ou não puder concluir uma ação enquanto estiver bloqueado. Uma extensão pode ter seus próprios requisitos de navegador ou conexão. Para uma mensagem de ausência no aplicativo WhatsApp Business, o WhatsApp informa que o dispositivo precisa de uma conexão ativa com a internet.

Para campanhas na Plataforma Empresarial, verifique os detalhes de envios falhos. Confirme se o contato é elegível, se o número está correto e se a mensagem usa um modelo aprovado, caso o prazo de 24 horas tenha expirado. Restrições de conta ou problemas com as políticas também podem impedir o envio. Não agende a mesma campanha novamente: primeiro identifique a causa e, em seguida, evite enviar mensagens duplicadas para pessoas que já as receberam.

Qual método de agendamento do WhatsApp você deve escolher?

Escolha com base no trabalho que sua equipe precisa realizar, e não no dispositivo que você tem disponível no momento. Um lembrete ocasional tem necessidades diferentes de uma campanha enviada a clientes em diversas regiões. Considere quem preparará a mensagem, quem verificará o público-alvo e como você saberá se ela foi enviada. Se um método depender do telefone de uma pessoa, designe alguém para testá-lo e monitorá-lo.

Para uso pessoal, empresarial ou de pequenas equipes

Se você enviar apenas algumas mensagens planejadas, um atalho no telefone ou um aplicativo de agendamento pode ser suficiente. A configuração é mais simples e você pode manter a conversa no aplicativo que já usa. As mensagens de ausência e de saudação do WhatsApp Business podem servir como respostas básicas.

Se a sua conta oferece transmissões comerciais, revise também as opções de agendamento e preços. Teste os envios baseados em dispositivos antes de utilizá-los para reservas ou atualizações urgentes. À medida que sua lista de contatos cresce, avalie o quanto de verificação manual esse método exige.

Para equipes de vendas

Quando várias pessoas compartilham a responsabilidade pelas conversas com os clientes, gerenciar um telefone individual se torna mais difícil. Uma conexão com uma Plataforma Empresarial oferece à equipe um local para preparar campanhas e analisar resultados.

No SaleSmartly, uma equipe de vendas pode selecionar clientes, agendar uma transmissão pelo WhatsApp e verificar os resultados posteriormente. Também é possível configurar respostas automáticas para perguntas relevantes recebidas. Comece com um caso de uso claro, como um lembrete de evento ou um acompanhamento para clientes que solicitaram detalhes do produto, e verifique as respostas antes de adicionar mais campanhas.

Agendamento correto no WhatsApp

Um bom agendamento começa com um motivo válido para contatar alguém. Escolha um método que se adeque à sua equipe, escreva uma mensagem que o cliente possa entender rapidamente e teste o envio. Pouco antes do horário agendado, verifique se o destinatário ainda precisa da informação e se não cancelou o recebimento. Depois, analise as falhas e as respostas, e não apenas o número de mensagens enviadas. Essa rotina simples torna as mensagens agendadas mais úteis para os clientes e mais fáceis de gerenciar para a equipe.

Perguntas frequentes

O WhatsApp pode enviar mensagens automaticamente em um horário escolhido?

Depende da conta e do método. Você pode usar a automação do dispositivo ou uma ferramenta de terceiros para determinados fluxos de trabalho no celular e na web. Algumas contas do WhatsApp Business permitem agendar transmissões comerciais. Empresas que usam a plataforma WhatsApp Business podem agendar mensagens por meio de softwares conectados.

Preciso de um modelo para agendar uma mensagem na API do WhatsApp?

Para contatos iniciados pela empresa fora do horário de atendimento ao cliente de 24 horas, é necessário um modelo de mensagem aprovado. Dentro do período aberto pela mensagem do cliente, a Plataforma permite uma resposta sem modelo, sujeita às suas regras.

Posso alterar uma mensagem depois de agendá-la?

Isso depende da ferramenta e se o envio já começou. Verifique o cronograma de envios no seu aplicativo ou plataforma. Se precisar substituir o envio original, confirme quem já o recebeu antes de criar um novo.

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