精確監控驅動績效成長:WhatsApp詢盤監控指南

WhatsApp是處理海外客戶詢盤和執行交易訂單的核心平台。對於老闆而言,掌握員工的交易動態和深入洞察客戶需求的最有效途徑是監控這些關鍵的WhatsApp詢問資訊。透過有效的監控,老闆能夠即時了解業務流程,並提供及時回饋。但是要注意監控的實施必須平衡員工隱私權益,並遵守相關法規。本文將提供一個全面的WhatsApp詢盤監控指南,幫助電商老闆們精準監控WhatsApp詢盤資訊。

 

 

監控WhatsApp詢盤對企業的作用

提高員工效率與問責制

透過監控員工在WhatsApp上的通訊活動,老闆可以確保員工在工作時間內專注於工作任務。而且記錄通訊內容可以在必要時追溯責任,並加強問責機制。

 

保護公司資訊安全

WhatsApp詢盤監控有助於防止敏感資訊的洩漏。透過審查資訊交換,企業能夠及時發現並阻止可能的資料外洩或不當分享,保障公司的資訊安全。

 

分析客戶數據以優化銷售策略

透過收集和分析WhatsApp上的客戶詢問數據,企業可以更好地理解客戶需求,並根據此調整銷售策略,來提高轉換率和市場競爭力。

 

提升客戶服務品質

WhatsApp詢盤監控工具可以幫助企業追蹤客戶服務流程中的所有互動,確保客戶的問題和需求得到及時且有效的回應,提高客戶滿意度和服務品質。

 

遵守法律法規與公司政策

企業需確保其通訊行為符合相關法規及公司內部政策。監控WhatsApp詢盤有助於企業及時發現並糾正違規行為,避免法律風險和潛在的罰款。

 

 

監控WhatsApp詢盤資訊的步驟

一.確定監控目標

明確監控的關鍵績效指標(KPIs) 如回應時間、解決率和顧客滿意度等,來量化監控效果。

確定監控頻率:確保WhatsApp詢盤資料的即時性和準確性,同時避免過度監控導致的資源浪費。

 

二.選擇一個監控的工具

要有效監控WhatsApp詢盤訊息,首先需要一個能夠集中管理團隊所有WhatsApp帳號的平台。這樣的系統應該允許在一個統一的介面中控制和監督所有帳戶的活動。 SaleSmartly作為一個全通路客戶溝通平台,它不僅簡化了多通路訊息的整合,還提供了自動化的聊天分配和內部對話管理,促進團隊間的高效協作。

透過SaleSmartly,企業能夠集中處理所有客戶互動,提高客戶分析和追蹤的效率。該平台能夠整合你的客戶資料庫,查看客戶所有活動和瀏覽記錄,並與資訊系統保持資料同步。

 

1.開啟SaleSmartly,進入操作頁面,點選【整合】 -【WhatsApp API】/【WhatsApp App】-【新增裝置】

接入WhatsApp帳號的步驟:

【WhatsApp API】:有自助註冊、自助買號和第三方接入三種方式,具體可以參考: WhatsApp Business API介紹:功能、收費、申請方法全解析(salesmartly.com)

【WhatsApp App】:選擇裝置所在的IP地區,然後用APP掃碼即可登入。

WhatsApp詢盤

 

2.在【線上聊天】頁面,可以找到所有的會話資訊和客戶資訊。員工可以加入【會話標籤】和【訪客標籤】,方便後續更好地管理不同的客戶。

如果怕漏掉訊息的話,可以在左上角寫著【全部】的框中進行篩選,選出【未回】的訊息,保證不會漏掉客戶的諮詢。

WhatsApp詢盤

 

標好的【訪客標籤】【會話標籤】可以統一在兩個小人這個圖示中查看。

WhatsApp詢盤

 

3.在【會話管理】頁面,可以看到總的會話數據,下面有每一條會話的詳細信息,只需要點擊【聯絡人】的名字即可查看會話內容。

WhatsApp詢盤

 

4.如果想知道每位員工分別接待了多少會話的話,企業可以在【團隊管理】 -【人員管理】中清楚看到不同員工的接待會話資料。

WhatsApp詢盤

 

注意:在監控WhatsApp詢盤資訊的時候要遵守相關隱私法規,確保監控活動合法合規,不侵犯個人隱私權。並且明確向員工通知監控政策,包括監控WhatsApp詢盤資訊的範圍、目的和方法,確保透明度和公正性。不能在員工不知情的情況下進行監控。

 

抽查WhatsApp詢盤的因素

  • 隨機性

透過不定期抽查,確保員工始終保持高效率和專業的工作狀態。

  • 異常模式識別

當系統偵測到異常行為,如非工作時間的高頻率詢問或敏感關鍵字的出現時去進行抽查,保證及時發現潛在的問題或違規行為。

  • 客戶回饋

根據客戶的投訴或表揚訊息,針對特定員工或交易進行抽查,確保詢問服務的品質和公司的聲譽。

  • 績效指標

基於員工的績效指標,如成交率或顧客滿意度,對表現低於預期的員工進行抽查,有助於我們更好地識別問題並提供改善方向。

  • 客戶資訊量

透過對資訊量較多的會話進行監控,不僅能夠深入洞察員工的服務質量,而且這類對話中客戶提出的問題相對也是比較多的,從中我們可以更準確地捕捉到客戶的具體需求和期望,有助於更進一步了解客戶。

  • 新進員工

對新加入的員工進行更頻繁的抽查,可以從他們的服務中得知他們對業務掌握的程度,並進行更針對性的培訓。

 

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