WhatsApp群發訊息模版大全：常用場景、文案寫法與安全群發指南

報價發出後沒有回覆、訂單卡在付款環節、老客戶長期沒有復購，這些場景都需要企業主動聯絡客戶。

本文整理了外貿、跨境電商、海外服務和B2B銷售常用的WhatsApp群發訊息模版，並說明如何分組、安全發送和安排後續觸達。

WhatsApp群組發送訊息模版是什麼？先確定群發方式再套用訊息模版

以下的群發訊息模版是企業群發時可以參考、套用的文案，但需要先分辨以下WhatsApp群發方式，再以不同方式調整。

企業常見的WhatsApp 群發方式主要有兩種：

一是透過WhatsApp Business App 的廣播名單發送；

二是透過WhatsApp Business Platform（通常也稱為WhatsApp API）發送。使用API 時，客戶每次發送新訊息都會開啟24小時窗口，窗口內可以發送普通訊息，也可以使用模板訊息，官方模板主要分為行銷、實用和身份驗證三類。 ( Facebook Developers )；視窗結束後，企業主動聯絡客戶只能使用經過官方審核的範本訊息。

無論是普通會話、廣播訊息和官方範本訊息都可以套用群發訊息模版，但使用方式不同。

• 普通會話訊息：直接把文案模版當作回應內容使用，再根據目前對話調整。
• 廣播訊息：將同一套文案複製到廣播清單中，替換姓名、產品等資訊後發送。
• WhatsApp官方範本訊息：先把文案整理成符合WhatsApp Business Platform （WhatsApp API）要求的結構化模板，設定變數並提交審核，通過後才能發送。

群發前先分辨客戶：不同階段該發送什麼模版？

同一條促銷訊息，不適合發給所有客戶。剛提交詢價的新線索需要確認需求，已收到報價的客戶需要解決顧慮，老客戶更關注補貨、新品和售後。

群發前，先依客戶階段劃分發送對象：

客戶量較大的企業，可使用客戶管理與WhatsApp群發工具，先按客戶標籤分組，再結合來源管道、諮詢產品及互動階段篩選傳送對象。例如，企業可以透過SaleSmartly分別篩選新線索、已報價客戶、已購買客戶和沈默客戶，為不同人群配對對應的WhatsApp群發訊息模版，讓群發從「大量發送」變成「精準觸達」。

WhatsApp群發訊息模版大全：企業常用場景與文案範例

下面的模版可以直接複製，再根據客戶資料、產品狀況和企業語氣調整。

每次發送前都要檢查三件事：客戶是否認識你、訊息是否與其當前階段相關、下一步動作是否夠清楚。

開發與銷售跟進

1. 客戶提交詢價後的首次聯繫

適合透過官網、廣告或活動頁面主動提交諮詢的新線索。

您好，{{顧客姓名}}，我是{{企業名稱}}的{{員工姓名}}。我們收到了您關於{{產品名稱}}的諮詢。為了給您更準確的建議，想先確認一下：您目前是更專注於價格、交貨時間，還是具體功能？您可以直接回覆其中一項，我會依照您的需求整理資料。

【推薦動作】：讓客戶回覆價格、交付或功能，降低第一次回覆的門檻。

2. 客戶諮詢後沒有繼續回复

適合諮詢過產品，但收到回覆後停止溝通的客戶。

您好，{{客戶姓名}}。前幾天您有諮詢過{{產品名稱}}，想確認一下，目前還在評估相關方案嗎？如果您方便告訴我使用場景或預計採購數量，我可以直接為您整理更匹配的信息，不需要您重新說明先前的需求。

【推薦動作】：引導客戶回覆使用場景或採購數量。不要只發「您好，在嗎」或「考慮得怎麼樣」。客戶需要一個重新開始對話的理由。

3. 報價發送後的跟進

適合已經收到報價，但尚未回饋的客戶。

您好，{{客戶姓名}}，想跟進一下先前發送的{{報價編號}}。如果您仍在比較不同方案，我可以進一步說明報價中包含的服務、交付週期和後續支援。您目前最需要確認的是價格、交付，還是方案細節？

【推薦動作】：先找到客戶卡住的位置，不要一上來主動降價。

4. 產品演示或會議邀請

適合有明確興趣，但需要進一步了解方案的客戶。

您好，{{客戶姓名}}。根據您所提到的{{客戶需求}}，單靠文字可能不容易把方案講清楚。我們可以安排一次約{{會議時長}}分鐘的線上演示，只展示與您業務相關的部分。 {{時間選項一}}或{{時間選項二}}，哪個時間比較方便？

【建議動作】：直接給兩個時間選項，減少來回確認。

交易與服務通知

1. 棄購或未完成下單提醒

適合已經選購商品或進入結算頁面，但沒有完成訂單的顧客。

您好，{{客戶姓名}}，您之前查看的{{產品名稱}}仍保留在購物車中。如果您是在付款、配送或產品選擇上遇到問題，可以直接回覆這則訊息，我們會協助您處理。購物車連結：{{連結}}

【推薦動作】：除了提供下單鏈接，還要給客戶一個直接提問的入口。

2. 付款提醒

適合訂單已確認，但尚未完成付款的客戶。

您好，{{客戶姓名}}，您的訂單{{訂單編號}}目前仍處於待付款狀態。訂單金額為{{金額}}，付款連結為：{{付款連結}}。如果付款方式或訂單資訊需要調整，請直接回复，我們會協助處理。

【建議動作】：說明訂單狀態和解決問題的方式，不要使用「最後警告」等施壓表達。

3. 訂單確認

適合已完成付款或確認採購的客戶。

您好，{{客戶姓名}}，我們已經收到您的訂單。訂單編號：{{訂單編號}}
產品：{{產品名稱}}
預計處理時間：{{處理時間}}後續狀態更新會透過WhatsApp通知您。如需修改訂單訊息，請盡快回覆本訊息。

【推薦動作】：讓客戶核對訂單訊息，減少後續售後問題。

4. 出貨和物流通知

適合訂單已經發出的客戶。

您好，{{客戶姓名}}，您的訂單{{訂單編號}}已經發出。物流服務商：{{物流公司}}
運單號：{{運單號}}
查詢連結：{{物流連結}}
預計送達時間：{{預計時間}}如物流狀態長時間沒有更新，可以直接與我們聯絡。

【推薦動作】：把運單號、查詢入口和預計時間一次說清。

5. 預約提醒

適合已經預約演示、諮詢、培訓或線下服務的客戶。

您好，{{客戶姓名}}，提醒您已預約{{預約項目}}：時間：{{預約時間}}
方式或地點：{{會議連結或地址}}如需調整時間，請回覆“改期”，我們會協助重新安排。

【推薦動作】：讓客戶可以快速確認參加或申請改期。

留存與客戶激活

1. 售後回訪

適合訂單完成或產品使用一段時間後的客戶。

您好，{{客戶姓名}}，想了解您最近使用{{產品名稱}}的情況。目前使用是否順利？如果在設定、操作或售後服務方面遇到問題，可以直接回复，我們會協助處理。

【推薦動作】：先解決問題，再考慮復購，不要在售後回訪的第一句話裡推銷。

2. 客戶評價邀請

適合已經完成交付、問題也已經解決的客戶。

您好，{{客戶姓名}}，感謝您選擇{{企業名稱}}。如果您對本次產品或服務體驗滿意，歡迎花一分鐘留下回饋。您的意見會幫助我們繼續改進。評價連結：{{評價連結}}

【推薦動作】：服務尚未完成或投訴尚未解決時，不要催促顧客評價。

3. 新品推薦

適合購買過相關產品，或明確表達對應興趣的顧客。

您好，{{客戶姓名}}，因為您之前了解或購買過{{原始產品名稱}}，想向您介紹我們最近上線的{{新品名稱}}。它主要解決{{核心問題}}，更適合{{適用場景}}。如果您想了解規格或價格，可以回覆“新品”，我把資料發給您。

【推薦動作】：說明為什麼這款新品與客戶有關，不要只寫「新品上市」。

4. 補貨或復購提醒

適合有固定採購週期或消耗週期的老客戶。

您好，{{客戶姓名}}，距離您上次購買{{產品名稱}}已有{{時間}}。如果您近期有補貨計劃，我們可以提前為您確認庫存和交貨時間。需要我依照上次訂單整理一份補貨清單嗎？

【推薦動作】：結合歷史訂單提出具體幫助，比直接發優惠券更自然。

5. 節慶或限時活動

適合已經訂閱行銷訊息、參加過活動或購買過相關產品的客戶。

您好，{{客戶姓名}}，{{活動名稱}}將在{{活動截止時間}}結束。根據您先前關注的{{產品名稱}}，本次可享有{{優惠內容}}。查看活動：{{活動連結}}。如不希望繼續收到活動通知，可回覆「退訂」。

【推薦動作】：活動時間和優惠必須真實，不要長期使用虛假倒數計時。

6. 沉默客戶召回

適合曾經諮詢、註冊或購買，但長時間沒有互動的客戶。

您好，{{客戶姓名}}，您之前曾關注{{產品或需求}}。最近我們更新了{{新功能、方案或服務變更}}，可能與您先前的需求有關。如果您仍在關注這一方向，我可以發送最新資料；如果暫時不需要，也可以回覆「稍後聯絡」。

【推薦動作】：提供一個新的聯絡理由，不要重複詢問「還需要嗎」。

WhatsApp群組發訊息怎麼寫才不會像垃圾廣告？

一則合格的群發訊息，應讓客戶馬上看懂：你是誰、為什麼聯絡他、他下一步要做什麼。

實用的文案結構可以壓縮為：

聯繫背景＋與客戶有關的資訊＋一個價值點＋一個明確動作＋必要的退訂方式

例如：

不推薦：

新品促銷！全場最低價，馬上點擊購買！
{{連結}}

問題在於，這則訊息沒有說明發送者身份，也沒有解釋為什麼客戶會收到。

更自然的寫法：

您好，{{客戶姓名}}，您之前諮詢過我們的{{產品名稱}}。這款產品最近更新了{{核心變化}}，比較適合您所提及的{{客戶場景}}。如果您仍在評估，可以回覆“資料”，我把最新方案發給您。

個人化也不只是加上客戶姓名。諮詢產品、報價狀態、訂單資訊、購買時間和使用場景，往往比姓名更能說明「這則訊息確實與客戶有關」。

每個訊息盡量只保留一個主要動作，例如回覆報價、選擇會議時間、查看物流或完成付款。 CTA過多，客戶反而不知道先做什麼。

模版寫好後，怎麼選擇群發方式並降低帳號風險？

不同群發方式的操作步驟與限制，可以參考： WhatsApp怎麼群發。

但當企業開始同時管理大量客戶、多個WhatsApp帳號和多名客服或銷售時，問題就不再是「訊息能不能發出去」了，而是如何篩選合適的客戶、避免重複觸達，並及時承接群發後的回應。

這時候，可能需要使用支援WhatsApp Business API的客戶溝通平台，進行統一管理範本群發、自動通知和客戶回覆。 SaleSmartly同樣也支援接取WhatsApp API，並提供多帳號協作與共享收件匣，適合需要長期大量觸達客戶、由多人持續跟進的企業團隊。

發送前檢查這五件事

✅客戶號碼是否來自諮詢、訂單、註冊或明確訂閱；

✅客戶是否知道會收到哪一類訊息；

✅訊息是否與客戶先前的行為相關；

✅是否設定了合理的發送頻率；

✅行銷訊息是否提供了取消訂閱方式。

審核通過的模板也不能無差別發送。低相關度內容、頻繁觸達和使用者負面回饋，仍可能影響範本和帳號品質。詳細風險與處理方法，可參考WhatsApp群發防封號指南。

客戶沒有回覆怎麼辦？多輪跟進與回覆轉換流程

沒有回覆不等於沒有興趣，但後續訊息必須增加新訊息，不能反覆問「考慮得怎麼樣」。

詢盤跟進

第一次：確認需求

您好，{{客戶姓名}}，我們收到了您關於{{產品名稱}}的諮詢。想先確認一下您的使用情境和預計數量，方便我們推薦更合適的方案。

第二次：補充決策訊息

您好，{{客戶姓名}}，補充一份與您需求接近的{{案例或方案比較}}。如果您主要在比較價格、功能或交貨時間，可以告訴我重點，我直接整理對應資訊。

最後一次：降低迴覆壓力

您好，{{客戶姓名}}，這是我最後一次跟進先前的諮詢。如果專案暫時擱置，可以回覆「稍後」；如果仍在評估，也可以告訴我還需要什麼資訊。

行銷活動

活動預告：

您好，{{客戶姓名}}，因為您之前關注過{{產品名稱}}，提前通知您：{{活動名稱}}將在{{開始時間}}上線，主要優惠是{{活動利益點}}。

活動中提醒：

您好，{{客戶姓名}}，您關注的{{產品名稱}}目前正在參加{{活動名稱}}。如果需要確認庫存、規格或適用方案，可以直接回覆。

結束前提醒：

您好，{{客戶姓名}}，{{活動名稱}}將在{{結束時間}}結束。如果暫時沒有採購計劃，可以忽略本訊息；如需保留目前方案，請回覆「保留」。

沉默客戶召回

第一次：提供新的聯絡理由

您好，{{客戶姓名}}，您之前諮詢過{{產品名稱}}。最近我們更新了{{新功能、新方案或新案例}}，可能與您先前的需求有關，需要我發送最新資料嗎？

第二次：讓客戶快速選擇

您好，{{客戶姓名}}，想確認您目前的狀態：回覆數字即可，我們會根據您的狀況調整後續溝通。

最後一次：停止打擾

感謝您先前關注{{企業名稱}}。如果目前暫時不需要，我們將停止相關跟進。後續有新需求，您隨時可以透過本對話與我們聯繫。

客戶明確拒絕、要求退訂，或連續多次觸達都沒有互動時，應暫停發送。

客戶人數較少時，可手動記錄跟進進度；但當客戶和任務增加後，容易出現重複發送、漏跟進或回覆無人承接。這時，可以藉助SaleSmartly設定WhatsApp自動化跟進，根據客戶是否回覆、點擊或標籤變更進入下一步；客戶產生明確意圖後，再轉交客服或銷售繼續溝通。

整個流程可以簡化為：

客戶分組→ 配對模版→ 分階段跟進→ 識別回饋→ 人工承接

複盤時重點看送達、回复、退訂和轉化，每次只調整一個變量，方便判斷具體是哪一步影響了結果。

免費試用

常見問題

WhatsApp群發訊息模版可以同時用於不同國家嗎？

可以沿用相同的溝通邏輯，但不建議直接複製同一份文案。不同市場需要調整語言、日期、貨幣、時區、節慶和溝通語氣，主要市場最好分別維護在地化範本。

客戶沒有儲存企業號碼，能收到WhatsApp廣播訊息嗎？

使用一般WhatsApp廣播清單時，聯絡人通常需要先儲存企業號碼，否則可能無法收到廣播訊息；WhatsApp Business Platform透過範本訊息主動觸達客戶時，使用的是另一套發送機制，但仍需滿足使用者授權和平台規則。

WhatsApp範本訊息審核通過後，為什麼仍然發送失敗？

常見原因包括範本狀態變更、變數格式不符、客戶號碼或國家區號錯誤、帳號傳送能力受限，以及使用者目前無法接收訊息。排查時應先查看具體錯誤代碼，再檢查模板狀態、變數及號碼格式。

一個WhatsApp群發模版可以長期重複使用嗎？

訂單確認和物流通知等實用型模版可以相對穩定；行銷、活動和召回模版需要根據時間、客戶階段和實際回饋更新。長期向同一批客戶發送完全相同的內容，容易降低迴覆率並增加退訂和投訴。

WhatsApp群發訊息可以同時加入圖片、連結和優惠碼嗎？

可以，但最好圍繞著一個主要動作設計。如果目標是展示新品，可以使用圖片和一個詳情連結；如果目標是讓客戶回复，就不必同時放入多個跳轉入口。元素越多，不代表轉換越高。

WhatsApp群組發送訊息是否要收費？

普通廣播清單和WhatsApp Business Platform的計費方式不同。截至2026年7月，WhatsApp Business Platform主要依照成功送達的範本訊息計費，價格取決於訊息類別和接收市場；Meta也已公佈2026年8月和10月的後續定價調整，實際費用應以發送時的官方費率為準。

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